Kluczowe jest rozróżnienie etapu kancelaryjnego od etapu archiwalnego w cyklu życia dokumentacji. Spisy spraw służą do rejestrowania i porządkowania spraw w toku ich prowadzenia (na bieżąco), czyli na etapie pracy kancelarii i komórek merytorycznych. Dlatego czynność "rejestrowanie spraw w spisach spraw" nie jest typowym zadaniem archiwum zakładowego.
Archiwum zakładowe zajmuje się dokumentacją po jej zakończeniu w komórkach organizacyjnych: przejmuje ją do przechowywania, zapewnia warunki zabezpieczenia, prowadzi ewidencję archiwalną zasobu oraz obsługuje udostępnianie zgodnie z procedurami jednostki.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi należą do archiwum zakładowego?
- Przeprowadzanie skontrum zasobu to kontrola stanu i kompletności zasobu archiwum (np. porównanie stanu faktycznego z ewidencją).
- Udostępnianie dokumentacji jest typową czynnością archiwum: realizacja wniosków, nadzór nad korzystaniem z akt i dokumentowanie udostępnień.
- Brakowanie dokumentacji (po spełnieniu warunków) obejmuje przygotowanie i przeprowadzenie procesu wycofania dokumentacji niearchiwalnej z zasobu, zgodnie z przyjętymi zasadami.
Najczęstsza pułapka polega na utożsamianiu każdego "spisu" z archiwum. W praktyce spis spraw służy pracy kancelaryjnej, natomiast archiwum prowadzi ewidencję zasobu już przejętego do archiwum zakładowego.
