Kwalifikacje w Zawodzie - Testy zawodowe online | Egzaminy Zawodowe

KWALIFIKACJA EKA2 - CZERWIEC 2015



PYTANIE NR 23.
Do zadań archiwum zakładowego należy
A.
B.
C.
D.
Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Udostępnianie akt to typowe zadanie archiwum zakładowego: archiwum przechowuje przejętą dokumentację i wydaje ją uprawnionym osobom do wykorzystania służbowego lub innych celów zgodnie z zasadami. Rejestracja korespondencji, kompletowanie akt sprawy i przechowywanie spraw w toku należą do czynności kancelaryjnych i prowadzenia spraw.

Pełne wyjaśnienie:

Archiwum zakładowe to komórka (lub funkcja) odpowiedzialna za przyjmowanie, przechowywanie, ewidencjonowanie i udostępnianie dokumentacji, która została przekazana z komórek merytorycznych po zakończeniu prowadzenia spraw. W praktyce oznacza to, że archiwum ma zapewnić bezpieczne przechowywanie akt oraz możliwość ich późniejszego odszukania i udostępnienia osobom uprawnionym.

Dlatego odpowiedź "udostępnianie akt do celów służbowych i innych" jest właściwa: udostępnianie (wgląd, wypożyczenie, sporządzenie kopii/odpisu w ramach uprawnień) jest jednym z kluczowych zadań archiwum zakładowego. Zwykle wiąże się też z kontrolą obiegu udostępnionych akt (kto pobrał, na jak długo, kiedy zwrócił) oraz ochroną dokumentacji przed zniszczeniem lub utratą.

Pozostałe propozycje odnoszą się do innych etapów cyklu życia dokumentacji:

  • "kompletowanie dokumentacji w akta sprawy" dotyczy prowadzenia sprawy w komórce merytorycznej (tworzenie i układanie pism w teczce sprawy, zachowanie chronologii/układu). To czynność kancelaryjna realizowana w trakcie prowadzenia sprawy, zanim akta trafią do archiwum zakładowego.
  • "rejestrowanie pism przychodzących i wychodzących" jest typową czynnością kancelarii/sekretariatu (obsługa korespondencji, rejestry, dzienniki, system EZD). Archiwum zakładowe nie służy do bieżącej rejestracji korespondencji, tylko do pracy z dokumentacją przekazaną po zakończeniu spraw.
  • "przechowywanie dokumentacji spraw niezakończonych" odnosi się do dokumentacji w toku, która zasadniczo pozostaje w komórkach merytorycznych prowadzących sprawy. Archiwum zakładowe przejmuje dokumentację dopiero po zakończeniu spraw (zgodnie z zasadami obowiązującymi w jednostce).

Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w odpowiedzi pojawia się rejestrowanie korespondencji albo sprawy niezakończone, najczęściej są to działania kancelaryjne lub bieżące prowadzenie spraw, a nie zadania archiwum zakładowego. Dla archiwum charakterystyczne są: przejęcie dokumentacji, ewidencja archiwalna, przechowywanie, udostępnianie oraz przygotowanie do dalszych decyzji (np. brakowanie/przekazanie), zależnie od zasad w jednostce.

Dodatkowe pytania

Dodatkowe pytania (FAQ):
Co należy do podstawowych zadań archiwum zakładowego?
Do podstawowych zadań archiwum zakładowego należy m.in. przechowywanie przejętej dokumentacji oraz jej udostępnianie osobom uprawnionym do celów służbowych i innych zgodnie z zasadami obowiązującymi w jednostce. Archiwum dba też o ewidencję i porządek, aby akta można było szybko odnaleźć.
Dlaczego rejestrowanie pism nie jest zadaniem archiwum zakładowego?
Rejestrowanie pism przychodzących i wychodzących to czynność kancelaryjna wykonywana na etapie bieżącego obiegu korespondencji (sekretariat, kancelaria, EZD). Archiwum zakładowe pracuje głównie z dokumentacją przekazaną po zakończeniu spraw, a nie z korespondencją "na wejściu/wyjściu".
Jak odróżnić zadania kancelarii od zadań archiwum zakładowego na egzaminie?
Kancelaria zwykle "tworzy i rejestruje" dokumenty w trakcie prowadzenia spraw (wpływ, wysyłka, dekretacja, teczki spraw). Archiwum zakładowe "przejmuje i przechowuje" dokumentację po zakończeniu spraw oraz ją udostępnia. Słowa klucze: rejestracja = kancelaria, udostępnianie akt = archiwum.
Co oznacza udostępnianie akt w archiwum zakładowym?
Udostępnianie akt to umożliwienie osobom uprawnionym wglądu do dokumentacji, wypożyczenia jej na określony czas lub sporządzenia kopii/odpisu w ramach przyjętych procedur. W praktyce obejmuje to także kontrolę zwrotu i ochronę dokumentów przed zagubieniem lub zniszczeniem.
Kiedy akta sprawy trafiają do archiwum zakładowego?
Akta sprawy trafiają do archiwum zakładowego zasadniczo po zakończeniu prowadzenia sprawy i po przygotowaniu teczki (uporządkowanie, opis). Dokładny moment przekazania zależy od zasad przyjętych w jednostce (instrukcje wewnętrzne), ale ideą jest przekazanie dokumentacji już "zamkniętej", a nie spraw w toku.
Czy archiwum zakładowe przechowuje sprawy niezakończone?
Co do zasady sprawy niezakończone pozostają w komórkach merytorycznych, które je prowadzą, ponieważ są potrzebne do bieżącej pracy. Archiwum zakładowe przejmuje dokumentację zwykle dopiero po zakończeniu spraw. Na egzaminie taka odpowiedź jest typową pułapką wynikającą z kojarzenia "przechowywania" wyłącznie z archiwum.
Jakie są najczęstsze pułapki w pytaniach o archiwum zakładowe?
Najczęściej myli się archiwum z kancelarią: rejestracja korespondencji, kompletowanie akt sprawy w trakcie jej prowadzenia i przechowywanie spraw w toku to działania bieżące, nie archiwalne. Poprawne odpowiedzi częściej dotyczą przejęcia dokumentacji, ewidencji archiwalnej, przechowywania i udostępniania akt.
Jakie dokumenty najczęściej udostępnia archiwum zakładowe do celów służbowych?
Najczęściej udostępnia się akta potrzebne do kontroli, audytu, postępowań wyjaśniających, przygotowania sprawozdań, odtworzenia historii decyzji lub potwierdzenia przebiegu sprawy. Udostępnianie powinno odbywać się według zasad jednostki, tak aby zapewnić ochronę dokumentacji i możliwość jej odzyskania.
Dlaczego kompletowanie dokumentacji w akta sprawy nie należy do archiwum?
Kompletowanie dokumentacji w akta sprawy jest elementem prowadzenia sprawy: układanie pism w teczce, dbanie o ciągłość i właściwy porządek jeszcze zanim sprawa zostanie zamknięta. Archiwum zakładowe przyjmuje teczki już przygotowane do przechowywania, a nie "buduje" ich w trakcie pracy merytorycznej.
Jak przygotować się do pytań o zadania archiwum zakładowego?
Warto opanować rozróżnienie etapów: bieżący obieg dokumentów (kancelaria, rejestry, korespondencja) oraz postępowanie z dokumentacją po zakończeniu spraw (archiwum zakładowe: przejęcie, ewidencja, przechowywanie, udostępnianie). Pomaga nauka słów kluczy i krótkich definicji.
info

Statystycznie 56% uczniów zna prawidłową odpowiedź. średnie

Specjaliści zwracają uwagę: "Udostępnianie akt to typowe zadanie archiwum zakładowego: archiwum przechowuje przejętą dokumentację i wydaje ją uprawnionym osobom do wykorzystania służbowego lub innych celów zgodnie z zasadami."

Materiały:

  • Materiały dydaktyczne z archiwistyki zakładowej (zadania archiwum zakładowego, obieg dokumentacji)
  • Instrukcje kancelaryjne i instrukcje archiwalne obowiązujące w jednostkach (do nauki pojęć i zadań)
  • Notatki/opracowania o cyklu życia dokumentacji (sprawy w toku, zakończone, przekazanie do archiwum)
Zobacz też:

Aktualizacja pytania: 31.03.2026



Aktualizacja pytania: 31.03.2026
📡 Brak połączenia internetowego