W archiwum zakładowym sygnatura ma umożliwić jednoznaczną identyfikację i szybkie odszukanie teczki. W praktyce bardzo często buduje się ją z dwóch elementów rozdzielonych ukośnikiem:
- numer spisu zdawczo-odbiorczego (czyli numer przekazania zarejestrowanego w wykazie spisów),
- numer pozycji w tym spisie (czyli miejsce konkretnej teczki w spisie).
W zadaniu trzeba wykonać dwa kroki. Najpierw ustalić, jaki numer spisu ma przekazanie z Działu Kadr – odczytuje się to z "Wykazu spisów zdawczo-odbiorczych". Następnie zastosować informację z pytania, że dana teczka znajduje się w spisie pod pozycją 4.
Dlatego poprawna sygnatura ma postać "2/4": "2" identyfikuje spis (przekazanie) z Działu Kadr, a "4" identyfikuje teczkę w ramach tego spisu.
Dlaczego pozostałe propozycje są błędne?
- "4/1" i "4/2" wynikają z typowego błędu odwrócenia kolejności (wstawienie numeru pozycji lub innej liczby na miejsce numeru spisu).
- "3/4" wskazywałoby na spis o numerze 3 (czyli inne przekazanie, np. z innej komórki), mimo że teczka pochodzi ze spisu Działu Kadr o numerze 2.
Wskazówka egzaminacyjna: zawsze najpierw znajdź "nr spisu" przypisany do komórki przekazującej, a dopiero potem dopisz "nr pozycji" z właściwego spisu. Ukośnik czytaj jak "spis/pozycja".
