Podczas przyjmowania dostawy magazynier powinien działać w logicznej kolejności, tak aby najpierw ustalić stan faktyczny, a dopiero potem wykonywać formalności i czynności fizycznego rozlokowania towaru. Z tego powodu jako pierwsza wykonywana jest kontrola ilości (odbiór ilościowy) – pozwala potwierdzić, czy dostarczono tyle sztuk/opakowań, ile wynika z zamówienia i dokumentów dostawy.
Dlaczego odbiór ilościowy jest pierwszy?
- Stanowi podstawę do dalszych decyzji: czy dostawę przyjąć bez zastrzeżeń, czy zgłosić rozbieżności.
- Chroni przed "rozpłynięciem się" różnic: jeśli towar zostanie od razu rozłożony w magazynie, później trudniej wykazać braki lub nadwyżki.
- Umożliwia rzetelne sporządzenie dokumentów – dokumentacja przyjęcia powinna odzwierciedlać ilość faktycznie ustaloną w momencie odbioru.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- Sporządzenie protokołu różnic w dostawie – protokół sporządza się wtedy, gdy najpierw wykryje się niezgodności (np. w liczbie sztuk). Bez wcześniejszego sprawdzenia ilości nie ma podstaw do jego sporządzenia.
- Przekazanie towarów do miejsca składowania – składowanie jest czynnością następczą. Wcześniej trzeba potwierdzić, co faktycznie przyjechało, aby nie pomieszać partii i nie utrudnić wyjaśniania rozbieżności.
- Sporządzenie dokumentacji przyjęcia towarów – dokumenty przyjęcia (ewidencja) powinny wynikać z danych zweryfikowanych w odbiorze, szczególnie ilości. Sporządzenie dokumentacji przed kontrolą zwiększa ryzyko błędów w ewidencji.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy pytanie dotyczy "pierwszej kolejności", szukaj czynności kontrolnej (ustalenie faktów), a nie formalnej (dokumenty) ani wykonawczej (składowanie).
