"Wstęp do inwentarza" porządkuje informacje o zespole tak, aby użytkownik rozumiał zarówno kontekst powstania, jak i charakter oraz przydatność informacyjną materiałów. W praktyce poszczególne rozdziały różnią się tym, na co odpowiadają.
"Charakterystyka archiwalna zespołu" dotyczy cech archiwalnych i formalnych: jak duży jest zespół, jaka jest jego struktura, jaki ma układ, jaki jest stan zachowania, kompletność, ewentualne cechy nośników, a także inne informacje pomagające ocenić, "z czym mamy do czynienia" jako zasobem archiwalnym. Jeżeli fragment tekstu opisuje przede wszystkim te właściwości (a nie historię czy tematykę), kwalifikuje się właśnie do charakterystyki archiwalnej.
Odpowiedź "Zawartość źródłowa" byłaby właściwa wtedy, gdyby fragment omawiał, jakie informacje znajdują się w aktach (np. zakres problemowy, typy spraw, dziedziny, których dotyczą dokumenty) i do jakich badań mogą się przydać. To opis merytorycznej treści źródeł, a nie ich cech archiwalnych.
Odpowiedź "Analiza metod porządkowania" pasuje do fragmentów, które wyjaśniają, jak opracowano zespół: jakie zasady przyjęto, jaki układ zastosowano i dlaczego, jak traktowano braki, dublety, przemieszczenia, jak tworzono jednostki, sygnatury czy serie. To rozdział o czynnościach i decyzjach metodycznych, a nie o samych właściwościach zespołu.
Odpowiedź "Dzieje zespołu" odnosi się do historii: dziejów twórcy/urzędu/instytucji, okoliczności powstania akt, losów zespołu (przechowywanie, przejęcia, zmiany przynależności, przemieszczenia, zniszczenia). Gdy tekst skupia się na chronologii i wydarzeniach, będzie to rozdział "Dzieje zespołu", a nie charakterystyka archiwalna.
Wskazówka egzaminacyjna: szukaj słów-kluczy. "Ilość, metry, stan, układ, kompletność" zwykle prowadzą do charakterystyki archiwalnej; "historia, przejęcie, przekazanie, reorganizacja" – do dziejów; "tematyka, rodzaje spraw" – do zawartości; "uporządkowano, przyjęto zasady" – do metod porządkowania.
