Zamówienie usług noclegowych (szczególnie dla grupy) powinno być na tyle kompletne, aby obiekt mógł: potwierdzić dostępność, przygotować odpowiednią liczbę i typ pokoi oraz skalkulować cenę. Do danych podstawowych zalicza się zwykle termin noclegów (daty przyjazdu i wyjazdu), rodzaj pokoi (np. 1-, 2-, 3-osobowe, ewentualnie standard) oraz dane zamawiającego (kto składa zamówienie i do kogo kierować potwierdzenie/fakturę).
W przypadku obsługi grupy kluczowa jest jednak także struktura grupy, czyli informacja o składzie uczestników w podziale na kategorie istotne dla zakwaterowania i rozliczeń. W praktyce może to oznaczać rozbicie na dorosłych i dzieci, a czasem dodatkowe kategorie (np. opiekunowie, kierowca, pilot). Taka informacja wpływa na:
- dobór pokoi i łóżek (np. dostawki, łóżeczka),
- zastosowanie właściwych stawek i zniżek,
- sprawdzenie wymogów formalnych lub organizacyjnych (np. rozmieszczenie opiekunów),
- uniknięcie nieporozumień na etapie meldunku.
Odpowiedź "rodzaju pokoi" jest błędna, jeśli dokument już określa, jakie pokoje mają zostać zamówione. Podobnie "terminu noclegów" nie jest brakującą informacją, gdy w zamówieniu podano daty pobytu. "Danych zamawiającego" nie wybiera się, jeżeli widnieją w formularzu (np. nazwa/telefon/e-mail). W takiej sytuacji to właśnie brak danych o strukturze grupy uniemożliwia pełną, bezpieczną realizację usługi i rzetelną wycenę.
