Kwalifikacje w Zawodzie - Testy zawodowe online | Egzaminy Zawodowe

KWALIFIKACJA EKA3 - STYCZEŃ 2019



PYTANIE NR 24.
Której informacji nie umieszcza się w opisie teczki aktowej?
A.
B.
C.
D.
Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
W opisie teczki aktowej standardowo podaje się m.in. tytuł teczki, daty skrajne oraz nazwę komórki organizacyjnej wytwarzającej akta.
Informacja o liczbie spraw jest typowa dla ewidencji (np. spisów/rejestrów), a nie dla opisu na teczce, dlatego jej się nie umieszcza.

Pełne wyjaśnienie:

Opis teczki aktowej (opis zewnętrzny) ma umożliwić jednoznaczną identyfikację jednostki aktowej i szybkie jej odszukanie w archiwum zakładowym. Dlatego w opisie umieszcza się informacje, które są stabilne i identyfikujące: tytuł teczki (co zawiera), daty skrajne (od kiedy do kiedy) oraz nazwę komórki organizacyjnej (kto wytworzył dokumentację).

Odpowiedź "Liczby spraw." jest poprawna, ponieważ liczba spraw nie jest typowym elementem opisu teczki. To informacja pomocnicza, częściej spotykana w narzędziach ewidencyjnych (np. w spisie spraw lub w zestawieniach), a nie w podstawowym opisie na okładce teczki. Zawartość teczki identyfikuje się tytułem i zakresem dat, a nie sumą spraw.

Dlaczego pozostałe odpowiedzi są niepoprawne:

  • "Tytułu teczki." – tytuł to kluczowy element opisu; bez niego nie wiadomo, jakiej tematyki dotyczy jednostka aktowa.
  • "Dat skrajnych." – daty skrajne są podstawową informacją porządkującą i wyszukiwawczą; pozwalają odróżnić teczki o podobnych tytułach z różnych lat.
  • "Nazwy komórki." – wskazanie komórki organizacyjnej ułatwia ustalenie proweniencji akt oraz kierowanie zapytań do właściwego obszaru organizacji.

Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w odpowiedziach pojawiają się zarówno elementy identyfikacyjne (tytuł, daty, komórka), jak i dane "statystyczne" (np. liczba spraw), to zwykle właśnie dane statystyczne nie należą do standardowego opisu teczki.

Dodatkowe pytania

Dodatkowe pytania (FAQ):
Co to jest opis teczki aktowej i do czego służy?
Opis teczki aktowej to zestaw podstawowych danych identyfikujących teczkę (np. tytuł, daty skrajne, komórka organizacyjna). Służy do jednoznacznego rozpoznania zawartości i ułatwia wyszukiwanie oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym.
Jakie dane najczęściej wpisuje się na okładce teczki aktowej?
Najczęściej wpisuje się dane identyfikacyjne: tytuł teczki, daty skrajne oraz nazwę komórki organizacyjnej. W praktyce mogą pojawiać się też inne pola (np. sygnatura), ale kluczowe jest to, by opis pozwalał odróżnić teczkę od innych o podobnej tematyce.
Dlaczego liczba spraw zwykle nie jest elementem opisu teczki?
Liczba spraw jest informacją typową dla ewidencji (rejestrów, spisów spraw, zestawień), a nie dla podstawowego opisu teczki. Opis ma identyfikować jednostkę poprzez temat, czas i wytwórcę, a nie przez dane ilościowe, które mogą się zmieniać lub być liczone różnie.
Jak rozpoznać na egzaminie, że pytanie dotyczy opisu teczki, a nie ewidencji spraw?
Jeśli w odpowiedziach pojawiają się elementy typu tytuł, daty skrajne, komórka organizacyjna, to zwykle chodzi o opis teczki. Gdy dominują informacje o numerach spraw, liczbie spraw czy rejestracji, częściej dotyczy to ewidencji (np. spisu spraw) niż opisu na okładce.
Jakie są daty skrajne i gdzie się je stosuje w archiwistyce?
Daty skrajne to najwcześniejsza i najpóźniejsza data dokumentów w teczce. Stosuje się je w opisie teczek/jednostek archiwalnych, aby uporządkować dokumentację w czasie i rozróżniać jednostki o tym samym lub podobnym tytule z różnych okresów.
Co oznacza nazwa komórki w opisie teczki aktowej?
Nazwa komórki organizacyjnej wskazuje, która część instytucji wytworzyła lub prowadziła daną dokumentację. To ważne dla ustalenia pochodzenia akt, ich odpowiedzialności merytorycznej oraz dla wyszukiwania dokumentów według struktury organizacyjnej.
Czy tytuł teczki może być zbyt ogólny i jakie są skutki?
Tak, zbyt ogólny tytuł utrudnia identyfikację i wyszukiwanie teczki, a także zwiększa ryzyko błędnej klasyfikacji lub pomylenia jednostek. Na egzaminie zwracaj uwagę, że tytuł powinien wprost opisywać temat dokumentacji, bez nadmiernych skrótów i niejasności.
Jakie błędy najczęściej popełnia się przy opisywaniu teczek aktowych?
Częste błędy to: mylenie opisu teczki z ewidencją spraw, pomijanie dat skrajnych, wpisywanie niejednoznacznych tytułów, brak wskazania komórki organizacyjnej lub stosowanie różnych zapisów tej samej nazwy. Skutkiem jest chaos w porządkowaniu i trudniejsze wyszukiwanie akt.
Kiedy informacja o liczbie spraw może się pojawić w dokumentacji kancelaryjnej?
Liczba spraw może pojawić się w zestawieniach, sprawozdaniach lub rejestrach prowadzonych dla celów kontrolnych i organizacyjnych. Nie jest to jednak typowy element opisu teczki aktowej; to raczej informacja zbiorcza, przydatna do analizy obciążenia pracą lub kompletności ewidencji.
Jak przygotować się do pytań egzaminacyjnych o opisy jednostek aktowych?
Ucz się rozróżniać: opis teczki (identyfikacja jednostki: tytuł, daty, komórka) od ewidencji spraw (rejestracja i przebieg spraw). Przećwicz na przykładach wypełnianie opisu teczki i wskazywanie, które dane są nadmiarowe lub nietypowe.
info

To pytanie poprawnie rozwiązuje 69% zdających egzamin. średnie

Materiały:

  • Instrukcja kancelaryjna i instrukcja archiwalna obowiązująca w jednostce (wewnętrzne przepisy kancelaryjno-archiwalne)
  • Materiały dydaktyczne z kwalifikacji dotyczące opracowania i ewidencji dokumentacji
  • Przykładowe wzory opisów teczek i spisów zdawczo-odbiorczych stosowane w archiwum zakładowym
Zobacz też:

Aktualizacja pytania: 31.03.2026



Aktualizacja pytania: 31.03.2026
📡 Brak połączenia internetowego