W opisie teczki aktowej (jednostki archiwalnej) kluczową informacją są daty skrajne, czyli najwcześniejsza i najpóźniejsza data występująca w dokumentach znajdujących się w tej teczce. Zapis dat skrajnych ma umożliwiać szybkie rozpoznanie zakresu chronologicznego jednostki i usprawniać wyszukiwanie akt.
Jeżeli z fiszki (imitującej opis teczki) wynika, że dokumentacja obejmuje lata od 1944 do 1949, to poprawny zapis powinien przyjąć formę zakresu: "1944-1949". Taki zapis jednoznacznie komunikuje, że w teczce mogą występować dokumenty z całego przedziału między datą najwcześniejszą i najpóźniejszą.
Dlaczego pozostałe propozycje są nieprawidłowe?
- "1945-1949" zawęża zakres i pomija najwcześniejszy rok, więc zaniża informację o chronologii jednostki.
- "1944" podaje tylko jedną datę (w praktyce sugeruje pojedynczy rok), co nie oddaje zakresu teczki, jeśli występują dokumenty z lat późniejszych.
- "1944-1945, 1947,1949" jest zapisem wybiórczym i nienormatywnym dla typowego pola dat skrajnych na opisie teczki; taki zapis może wprowadzać chaos i utrudniać ewidencję, bo zamiast jednej, zwięzłej informacji o zakresie tworzy listę fragmentów.
Wskazówka egzaminacyjna: zawsze najpierw ustal najwcześniejszą i najpóźniejszą datę w zestawie informacji na fiszce/okładce, a dopiero potem sprawdź, czy odpowiedź jest zapisana jako spójny zakres. To minimalizuje ryzyko pominięcia któregoś z krańców zakresu.
