Dokumentacja niearchiwalna (czyli taka, która po upływie okresu przechowywania może zostać wybrakowana) wymaga oceny przed przekazaniem na makulaturę lub zniszczenie. W praktyce ocena ta jest realizowana w jednostce przez komisję, która ma zapewnić, że do zniszczenia nie trafią materiały nadal potrzebne, a kwalifikacja dokumentacji została wykonana rzetelnie.
Odpowiedź "Przedstawiciela archiwum państwowego." jest poprawna, ponieważ komisja oceny/brakowania ma charakter wewnętrzny i opiera się na wiedzy osób z jednostki: tych, którzy znają treść akt i ich przydatność, oraz tych, którzy odpowiadają za nadzór nad zasobem w archiwum zakładowym. Przedstawiciel archiwum państwowego jest podmiotem zewnętrznym; jego rola (jeżeli występuje) jest zwykle związana z nadzorem, opiniowaniem lub innymi formami współdziałania, a nie z byciem stałym członkiem komisji w danej jednostce.
Pozostałe odpowiedzi są niepoprawne, bo wskazują osoby, których udział w komisji jest logicznie uzasadniony:
- "Archiwisty zakładowego." – to osoba, która zawodowo odpowiada za porządkowanie i ewidencję dokumentacji oraz zna zasady selekcji i kwalifikacji, więc jej udział zabezpiecza poprawność brakowania.
- "Pracownika komórki, której akta podlegają ocenie." – zna merytoryczny sens dokumentów i potrafi ocenić, czy sprawy rzeczywiście są zakończone oraz czy dokumentacja nie jest nadal potrzebna operacyjnie.
- "Kierownika komórki, któremu podlega archiwum zakładowe." – udział osoby nadzorującej obszar archiwum wspiera odpowiedzialność organizacyjną i decyzyjność, a także zapewnia, że działania komisji są zgodne z procedurami jednostki.
Na egzaminie warto pamiętać o rozróżnieniu: skład komisji (kto realnie ocenia dokumentację w jednostce) vs. tryb uzgadniania/nadzoru (kto spoza jednostki może uczestniczyć w procesie na innym etapie). To ogranicza częsty błąd polegający na automatycznym "dopisaniu" archiwum państwowego do komisji tylko dlatego, że kojarzy się z archiwistyką.
