Brakowanie to procedura dotycząca dokumentacji niearchiwalnej (co do zasady takiej, która po upływie określonego czasu przechowywania nie jest już potrzebna i nie stanowi materiałów archiwalnych). Celem brakowania jest legalne i kontrolowane wycofanie takiej dokumentacji z zasobu oraz jej zniszczenie w sposób bezpieczny (np. z uwzględnieniem ochrony danych).
Typowe elementy procesu brakowania obejmują:
- Selekcję dokumentów przeznaczonych do brakowania (sprawdzenie kategorii i upływu okresów przechowywania).
- Przygotowanie dokumentacji formalnej (np. spisu/wniosku/druków przewidzianych w procedurze danej jednostki).
- Zniszczenie dokumentów niearchiwalnych po uzyskaniu wymaganej zgody.
Odpowiedź "Przekazanie dokumentów do archiwum państwowego" nie pasuje do brakowania, ponieważ przekazywanie do archiwum państwowego dotyczy materiałów archiwalnych przeznaczonych do trwałego przechowywania, a nie usuwania. W praktyce są to więc dwie różne czynności: jedna prowadzi do zabezpieczenia i zachowania dokumentacji, druga do jej wycofania i zniszczenia.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są błędne (czyli mogą być elementami brakowania)?
- Selekcja dokumentów do brakowania – jest naturalnym etapem, bo trzeba ustalić, co wolno wycofać.
- Wypełnienie druku Z-03 – jeśli taki formularz jest przewidziany w danej procedurze, stanowi część formalnej obsługi brakowania.
- Zniszczenie dokumentów niearchiwalnych – to finalny etap brakowania po spełnieniu warunków formalnych.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawia się "brakowanie", myśl o usunięciu dokumentacji niearchiwalnej; gdy pojawia się "archiwum państwowe", myśl o przekazaniu materiałów do trwałego przechowywania.
