Kartoteka magazynowa służy do ewidencji ruchów towaru w magazynie (przychodów i rozchodów) oraz do ustalania stanów magazynowych. Żeby taki zapis był prawidłowy, musi opierać się na dokumencie magazynowym, czyli dokumencie, który potwierdza faktyczne przyjęcie towaru do magazynu lub jego wydanie.
W przypadku dostawy (ruchu przychodowego) właściwym dokumentem jest "Przyjęcie zewnętrzne". Taki dokument wskazuje, co i w jakiej ilości zostało przyjęte oraz stanowi podstawę do wprowadzenia przychodu do ewidencji magazynowej (kartoteki) i aktualizacji stanów.
Pozostałe odpowiedzi nie pełnią tej funkcji:
- "List przewozowy" jest dokumentem transportowym. Potwierdza nadanie/warunki przewozu i uczestniczy w procesie dostawy, ale nie jest typowym dokumentem ewidencji magazynowej przyjęcia towaru do stanu.
- "Umowa handlowa" reguluje relację handlową (warunki współpracy, ceny, terminy), lecz nie jest dowodem konkretnego przyjęcia ilościowego do magazynu.
- "Nota korygująca" dotyczy korekt formalnych w dokumentach sprzedażowych/rozliczeniowych i nie stanowi podstawy bieżącej ewidencji przyjęcia dostawy w kartotece magazynowej.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli pytanie dotyczy ewidencji w magazynie, szukaj odpowiedzi wśród dokumentów obrotu magazynowego (przychód/rozchód), a nie wśród dokumentów transportu, umów czy korekt.
