Zakres czynności (opis stanowiska) powinien wynikać z tego, jak urząd jest zorganizowany i jakie zadania wykonują jego komórki organizacyjne. Dokumentem, który porządkuje te kwestie wewnątrz urzędu, jest regulamin organizacyjny – określa m.in. strukturę, przyporządkowanie zadań, relacje podległości oraz sposób funkcjonowania jednostki. Na tej podstawie można logicznie "zejść poziom niżej" i opisać obowiązki konkretnych stanowisk.
Odpowiedź "Instrukcja archiwalna" jest nieprawidłowa, ponieważ dotyczy zasad postępowania z dokumentacją w archiwum zakładowym (np. porządkowania, przechowywania, brakowania), a nie opisu obowiązków stanowisk w sensie merytorycznych zadań urzędu.
Odpowiedź "Instrukcja kancelaryjna" również nie stanowi podstawy do tworzenia zakresów czynności dla wszystkich stanowisk. Reguluje przede wszystkim sposób wykonywania czynności kancelaryjnych: rejestrowanie spraw, obieg pism, znakowanie, prowadzenie akt. To ważny obszar pracy biurowej, ale nie zastępuje dokumentu określającego strukturę i zadania urzędu.
Odpowiedź "Regulamin pracy" odnosi się do organizacji pracy w rozumieniu prawa pracy (np. porządek pracy, czas pracy, obowiązki związane z dyscypliną pracy). Może wpływać na warunki wykonywania pracy, ale nie jest dokumentem opisującym podział zadań między stanowiskami w urzędzie.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawia się zakres czynności i stanowiska, najpierw ustal, czy chodzi o obowiązki merytoryczne wynikające z organizacji urzędu (wtedy szukaj dokumentu organizacyjnego), czy o obieg dokumentów (instrukcje), czy o kwestie pracownicze (regulamin pracy).
