W dokumentach biurowych (umowy, pisma, stopki e-mail, zestawienia kontrahentów) bardzo ważny jest jednolity i poprawny zapis skrótów. Skrót nazwy "spółka z ograniczoną odpowiedzialnością" ma formę, w której poszczególne elementy są skrótami lub skrótowcami i wymagają odpowiedniej interpunkcji.
Forma "sp. z o.o." jest uznawana za poprawną, ponieważ:
- "sp." jest skrótem od "spółka" i standardowo zapisuje się go z kropką,
- "o.o." to zapis skrótowy od "ograniczoną odpowiedzialnością", w którym każda litera reprezentuje skracany wyraz i dlatego występują kropki,
- między członami stosuje się odstępy, co poprawia czytelność i jest zgodne z praktyką redakcyjną.
Pozostałe propozycje są niepoprawne z typowych powodów edytorskich:
- Wariant bez kropek i odstępów odzwierciedla styl notatkowy (częsty w nieformalnej komunikacji), ale w pismach i ewidencjach biurowych jest traktowany jako błąd zapisu.
- Wariant pomijający "z" zmienia strukturę skrótu i nie oddaje pełnej nazwy.
- Wariant z dodatkową kropką po "z" wprowadza nieuzasadnioną interpunkcję i sugeruje błędną zasadę, że każdy element musi kończyć się kropką.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli widzisz skrót składający się z kilku członów, sprawdź (1) czy skróty wyrazów mają kropkę, (2) czy między członami są odstępy, (3) czy nie dodano zbędnych kropek w miejscach, gdzie nie wynikają one z reguły skracania.
