W administracji publicznej obywatel (strona) może kierować pisma i wnioski dotyczące załatwienia sprawy, w tym sprawy kończącej się wydaniem decyzji administracyjnej. Rola pracownika biurowego polega na prawidłowej obsłudze korespondencji (przyjęciu, rejestracji, dekretacji i przekazaniu), tak aby sprawa została podjęta przez organ właściwy.
Dlaczego poprawna jest odpowiedź: "Przekazać pismo do właściwego organu administracji publicznej"?
Bo zapewnia to zachowanie właściwości rzeczowej i organizacyjnej oraz umożliwia merytoryczne rozpoznanie sprawy. Przekazanie według właściwości jest typowym działaniem kancelaryjnym: pismo nie powinno utknąć w jednostce, która nie ma kompetencji do wydania rozstrzygnięcia.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- "Odrzucić pismo…" – to błąd wynikający z fałszywego założenia, że obywatel nie ma prawa inicjować sprawy. W praktyce takie działanie może prowadzić do zarzutów braku obsługi pisma i naruszenia praw strony.
- "Przygotować projekt decyzji i przekazać go bezpośrednio obywatelowi" – pracownik biurowy co do zasady nie wydaje decyzji i nie komunikuje jej "nieformalnie" w formie projektu. Decyzja jest formalnym aktem organu, przygotowywanym i podpisywanym w określonym trybie.
- "Zignorować pismo…" – zignorowanie korespondencji jest najpoważniejszym błędem kancelaryjnym: prowadzi do bezczynności, opóźnień i skarg. Każde pismo wymaga obsługi w ramach przyjętego obiegu dokumentów.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w odpowiedziach pojawia się opcja odnosząca się do "przekazania do właściwego organu/komórki", zwykle jest ona zgodna z logiką administracji: najpierw właściwość i obieg dokumentu, potem dopiero merytoryczne rozstrzygnięcie.
