W kancelarii urzędu kluczowe jest rozróżnienie między dokumentami dotyczącymi załatwiania sprawy a dokumentacją o charakterze wewnętrznym/organizacyjnym lub kadrowym. Znak sprawy nadaje się dokumentom, które są przyporządkowane do konkretnej sprawy (czyli do zidentyfikowanego toku postępowania/załatwiania zagadnienia) i będą gromadzone w aktach sprawy.
Skarga na przewlekłe załatwianie sprawy wymaga podjęcia czynności, udzielenia odpowiedzi i odtworzenia przebiegu rozpatrywania. Taki dokument powinien zostać zarejestrowany, przypisany do sprawy i otrzymać znak sprawy, aby zapewnić kompletność akt oraz możliwość kontroli terminowości i prawidłowości załatwienia.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- Lista obecności na szkoleniu BHP – ma charakter ewidencyjny i wewnętrzny, zwykle jest prowadzona w dokumentacji szkoleniowej/ kadrowej, a nie jako sprawa merytoryczna wymagająca znaku sprawy.
- Zaproszenie na sesję – jest informacją/korespondencją organizacyjną; co do zasady nie tworzy sprawy wymagającej prowadzenia akt sprawy (chyba że w konkretnej jednostce wiąże się z odrębną procedurą), więc nie jest typowym przykładem dokumentu, który "otrzymuje znak sprawy".
- Karta urlopowa pracownika – należy do dokumentacji pracowniczej (kadrowej) i funkcjonuje w reżimie ewidencji urlopów, a nie w reżimie prowadzenia akt sprawy dla korespondencji merytorycznej.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli dokument wymaga rozpatrzenia, odpowiedzi i pozostawia ślad decyzyjny (np. skarga, wniosek, podanie), zwykle wiąże się z prowadzeniem sprawy i znakiem sprawy. Dokumenty czysto ewidencyjne (listy, karty) częściej podlegają innym zasadom przechowywania i oznaczania.
