W bezdziennikowym systemie kancelaryjnym (często określanym jako rzeczowy) punktem ciężkości jest rejestracja i prowadzenie spraw w ramach haseł z wykazu akt, a nie wpis do dziennika korespondencji. Dlatego właściwym formularzem używanym do ewidencjonowania przebiegu spraw jest spis spraw. W spisie spraw ujmuje się kolejne sprawy prowadzone w ramach danej teczki (klasyfikacji), co pozwala zachować ciągłość dokumentowania i kontrolę nad obiegiem pism w sprawie.
Odpowiedź "spis zdawczo-odbiorczy" jest myląca, ponieważ taki spis jest typowy dla czynności archiwalnych: wykorzystuje się go przy przekazywaniu uporządkowanych akt z komórki organizacyjnej do archiwum zakładowego (lub między jednostkami/komórkami). Nie jest to formularz służący do bieżącej rejestracji spraw w systemie bezdziennikowym.
"Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych" ma jeszcze bardziej pomocniczy charakter – dotyczy ewidencji samych spisów przekazania, czyli dokumentów powstających przy transferze akt, a nie rejestracji spraw prowadzonych w kancelarii.
"Spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie" odnosi się do brakowania (wycofywania dokumentacji kategorii niearchiwalnej po upływie okresów przechowywania). To etap następujący po zakończeniu spraw i po odpowiednim czasie przechowywania, więc nie może być właściwą odpowiedzią na pytanie o formularz używany w systemie kancelaryjnym do rejestracji spraw.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawia się "bezdziennikowy system kancelaryjny", szukaj odpowiedzi związanej z rejestracją spraw (spis spraw), a nie z przekazywaniem akt lub ich niszczeniem.
