W obiekcie hotelarskim dokumentem stanowiącym podstawę zapłaty za wykonane (zrealizowane) usługi dodatkowe jest faktura. To ona formalnie potwierdza sprzedaż usługi, wskazuje nabywcę, zakres świadczeń, ceny, stawki VAT oraz łączną kwotę należności. W praktyce recepcji faktura bywa wystawiana jako dokument zbiorczy obejmujący np. parking, minibar, gastronomię czy usługi SPA.
Odpowiedź "Kosztorys" jest nieprawidłowa, ponieważ kosztorys służy do szacowania kosztu przed realizacją usługi. Może pomóc gościowi podjąć decyzję, ale nie jest dowodem wykonania świadczenia ani właściwym dokumentem rozliczeniowym.
Odpowiedź "Zestawienie kosztów" także jest błędna. Zestawienie to dokument pomocniczy (np. wewnętrzny wydruk, raport), który może porządkować pozycje z pobytu, lecz sam w sobie nie spełnia roli dokumentu sprzedaży i nie zastępuje faktury w rozliczeniu z klientem, zwłaszcza firmowym.
Odpowiedź "Rachunek uproszczony" jest myląca, bo w aktualnej praktyce dokumentowania sprzedaży usług w działalności gospodarczej stosuje się faktury. Dodatkowo łatwo pomylić to pojęcie z fakturą uproszczoną (np. paragonem z NIP do określonej kwoty), ale to nadal jest rodzaj faktury, a nie odrębny rachunek.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli pytanie dotyczy "podstawy zapłaty" za usługę już wykonaną, szukaj dokumentu, który jest jednocześnie potwierdzeniem sprzedaży i wezwaniem do zapłaty — w realiach hotelu będzie to faktura.
