System kancelaryjny określa, jak w jednostce organizacyjnej rejestruje się korespondencję i sprawy, jak się je identyfikuje oraz jak powstają akta spraw. W praktyce kluczowe jest to, czy punkt ciężkości położony jest na jeden ogólny dziennik, czy na rejestrację w ramach konkretnych spraw i klas z wykazu akt.
Odpowiedź "Bezdziennikowy" jest poprawna, ponieważ w tym systemie podstawą ewidencji są spisy spraw (prowadzone dla poszczególnych klas rzeczowych), a dokumenty są łączone w akta sprawy zgodnie z zasadami znakowania i klasyfikacji. Taki sposób pracy wspiera uporządkowane prowadzenie dokumentacji i późniejsze przekazywanie jej do archiwum zakładowego.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe w kontekście pytania:
- "Dziennikowy" – w tym podejściu centralnym narzędziem ewidencji jest dziennik (rejestr) korespondencji, co nie odpowiada wskazywanemu jako obowiązujące rozwiązaniu dla jednostek państwowych w ujęciu egzaminacyjnym.
- "Mieszany" – łączy cechy dziennikowego i bezdziennikowego, więc nie jest jednoznaczną odpowiedzią na pytanie o system obowiązujący.
- "Dziennikowy i mieszany" – to odpowiedź łączona; dodatkowo nie wskazuje jednego systemu jako obowiązującego, co stoi w sprzeczności z konstrukcją pytania jednokrotnego wyboru.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli pytanie dotyczy systemu kancelaryjnego, myśl o tym, czy jednostka pracuje "od dziennika korespondencji", czy "od spraw i wykazu akt". To ułatwia odróżnienie dziennikowego od bezdziennikowego.
