Instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego opisuje przede wszystkim zadania archiwum zakładowego, czyli czynności wykonywane wobec dokumentacji już wytworzonej w komórkach organizacyjnych i przekazanej do archiwum. Typowo obejmuje ona m.in. zasady przejmowania akt, warunki przechowywania i zabezpieczania dokumentacji, reguły udostępniania oraz postępowanie przy brakowaniu dokumentacji niearchiwalnej.
Odpowiedź "Rejestracja spraw i sposób ich dokumentowania" jest niepasująca, ponieważ dotyczy czynności realizowanych na etapie prowadzenia sprawy w kancelarii/komórce merytorycznej: zakładania sprawy, rejestrowania, bieżącego dokumentowania przebiegu sprawy i tworzenia akt sprawy. To jest obszar właściwy dla instrukcji kancelaryjnej lub procedur obiegu dokumentów, a nie dla instrukcji opisującej funkcjonowanie archiwum zakładowego.
Pozostałe odpowiedzi są typowe dla instrukcji archiwum zakładowego:
- "Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej" – archiwum organizuje i prowadzi działania związane z selekcją i wycofaniem dokumentacji, która nie podlega wieczystemu przechowywaniu, zgodnie z ustalonymi zasadami.
- "Udostępnianie dokumentacji" – archiwum określa tryb, warunki i sposób wydawania akt do wglądu, wypożyczania lub sporządzania kopii dla osób uprawnionych.
- "Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji" – to podstawowa funkcja archiwum: zapewnienie właściwych warunków ochrony i ładu, aby akta nie uległy zniszczeniu ani zagubieniu.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w tytule pojawiają się słowa "rejestracja spraw", "prowadzenie sprawy", "dokumentowanie przebiegu spraw", to zwykle jest to zakres kancelaryjny, a nie archiwalny. Archiwum zakładowe koncentruje się na aktach po zakończeniu spraw i na ich obsłudze w okresie przechowywania.
