Rzeczowy wykaz akt (w praktyce często jako jednolity rzeczowy wykaz akt) to narzędzie, które porządkuje dokumentację według tematyki i struktury klasyfikacyjnej. Jego rolą jest wskazanie, jakimi symbolami (kodami) oznaczać akta, jak je grupować oraz z jaką częścią organizacji (komórką) dany rodzaj spraw jest powiązany. Wykaz ma więc charakter "mapy" dla dokumentacji, a nie opisu pojedynczych pism.
Odpowiedź "Data wydania aktu." jest poprawna, ponieważ data jest informacją metrykalną odnoszącą się do konkretnego dokumentu (albo sprawy), a nie do pozycji klasyfikacyjnej w wykazie. Wykaz nie służy do ewidencjonowania każdej sztuki dokumentu, tylko do nadawania właściwego symbolu i przypisania dokumentacji do właściwej klasy/hasła.
Pozostałe propozycje pasują do logiki wykazu:
- "Kod klasyfikacyjny aktu." — to jeden z kluczowych elementów wykazu, bo umożliwia znakowanie teczek/spraw zgodnie z klasyfikacją.
- "Nazwa jednostki organizacyjnej." — w praktyce wykaz bywa powiązany z odpowiedzialnością komórek organizacyjnych; informacja o jednostce/komórce pomaga stosować wykaz poprawnie.
- "Numer porządkowy akt." — pozycje w wykazie zwykle mają układ uporządkowany (np. wiersze/pozycje), co ułatwia odwołania i korzystanie z wykazu jako zestawienia.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w odpowiedziach pojawiają się dane typu data, numer pisma, podpis, myśl o metryce dokumentu. Jeśli pojawiają się symbole, klasy, hasła i powiązania organizacyjne — to typowe elementy wykazu klasyfikacyjnego.
