W korespondencji urzędowej dąży się do zapisu jednoznacznego i zgodnego z normą językową. Dlatego bardzo często stosuje się układ: dzień (cyfra) + miesiąc (słownie) + rok. Taki zapis jest czytelny, ogranicza ryzyko pomyłek (np. w interpretacji "05.06") i jest zgodny z zasadą poprawnej fleksji w języku polskim.
Odpowiedź "20 maja 2019 roku" jest poprawna, ponieważ:
- dzień podano cyfrą ("20"),
- miesiąc zapisano słownie i odmieniono poprawnie ("maja" – dopełniacz),
- rok zapisano cyframi i dołączono typowy element redakcyjny ("roku").
Pozostałe propozycje zawierają typowe błędy spotykane w praktyce biurowej:
- "20-V-2019 r." – miesiąc zapisany cyfrą rzymską i z łącznikami. Taki format bywa spotykany w notatkach, tabelach lub skrótach, ale w standardowej redakcji pisma urzędowego jest mniej pożądany, bo jest mniej "językowy" i bardziej formularzowy.
- "20 maj 2019 rok" – błąd fleksyjny: w dacie miesiąc powinien przyjąć formę "maja", a końcowy człon w tej postaci również jest niepoprawny ("roku", nie "rok").
- "20.V.2019 r." – zapis z kropkami i miesiącem cyfrą rzymską. Jest to format skrótowy, częsty w zapisach technicznych, jednak w redagowaniu pism urzędowych preferuje się miesiąc słownie.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w odpowiedziach pojawia się miesiąc jako wyraz, sprawdź przede wszystkim odmianę (styczeń → stycznia, maj → maja) oraz spójność całej formuły. W praktyce biurowej to jeden z najczęściej ocenianych elementów poprawności formalnej dokumentu.
