W zadaniach opartych o jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA) kluczowe jest rozróżnienie dwóch elementów:
- klasyfikacji (czyli przypisania sprawy do właściwego hasła/klasy),
- kwalifikacji archiwalnej (czyli ustalenia kategorii archiwalnej, np. "B" z liczbą lat przechowywania).
W tym pytaniu należy, na podstawie tabeli, ustalić kategorię dla hasła: "Działalność socjalna – wycieczki, półkolonie i kolonie" po wykonaniu operacji scalenia klas w wykazie. Oznacza to, że nie wybiera się kategorii "na pamięć", tylko odczytuje wynik z tabeli przewidzianej dla sytuacji, gdy kilka klas/pozycji zostało połączonych w jedną.
Odpowiedź "B50" jest poprawna, ponieważ jest to kategoria wskazana w tabeli jako wynikowa dla tego hasła po scaleniu (czyli dokumentację należy przechowywać przez 50 lat, a następnie może podlegać dalszym czynnościom zgodnym z procedurami archiwalnymi).
Dlaczego pozostałe propozycje są błędne?
- "B10" – reprezentuje krótszy okres przechowywania; wybór bywa skutkiem automatycznego kojarzenia dokumentacji socjalnej z typowymi, krótkimi retencjami, ale nie wynika z tabeli dla tego hasła po scaleniu.
- "B2" – to bardzo krótki okres przechowywania, zwykle przypisywany dokumentacji o szybko tracącej znaczenie; dla wskazanego hasła tabela przewiduje inną retencję.
- "B62" – mimo że formalnie wygląda jak poprawna kategoria "B z liczbą", nie jest zgodna z wartością określoną w tabeli dla tego hasła po scaleniu.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli pytanie odwołuje się do tabeli, zawsze wykonaj odczyt krok po kroku: znajdź hasło, sprawdź warunek (tu: scalenie klas), a dopiero potem przenieś wynik do odpowiedzi. Unikniesz wtedy typowych pomyłek wynikających z intuicji lub zbyt szybkiego wyboru "znanej" kategorii.
