Pytanie dotyczy kwalifikacji archiwalnej hasła w jednolitym rzeczowym wykazie akt po scaleniu (połączeniu) klas. W praktyce scalanie oznacza, że kilka dotychczasowych haseł/klas zostaje ujętych pod jednym, wspólnym hasłem. Skutkiem scalenia jest konieczność ustalenia jednej kategorii dokumentacji dla nowego, wspólnego hasła.
Kluczowa zasada, którą należy zastosować, jest ostrożnościowa: po scaleniu nie można przyjąć kategorii, która skracałaby wymagany czas przechowywania dla którejkolwiek z łączonych części dokumentacji. Innymi słowy, jeśli w tabeli dla klas scalanych występują różne okresy przechowywania, wybiera się taki wariant, który zabezpiecza przed zbyt wczesnym brakowaniem (zniszczeniem) dokumentacji.
Dlatego odpowiedź "B50" jest poprawna: oznacza ona, że po sca leniu hasło "Działalność socjalna – wycieczki, półkolonie i kolonie" otrzymuje kategorię odpowiadającą dłuższemu wymaganemu okresowi przechowywania wynikającemu z danych w tabeli.
Pozostałe propozycje są błędne typowo z następujących powodów:
- "B2" oraz "B10" wskazują krótsze okresy przechowywania, więc przy scaleniu mogłyby prowadzić do przedwczesnego brakowania części akt, które według tabeli wymagają dłuższej retencji.
- "B62" to kategoria o innym (zwykle dłuższym) okresie, ale nie wynika z przedstawionych danych dla scalanego hasła; wybór "na zapas" bez oparcia w tabeli jest błędem formalnym i organizacyjnym (prowadzi do zbędnego przechowywania i zaburza jednolitość kwalifikacji).
Na egzaminie warto pamiętać: scalenie haseł nie może pogorszyć ochrony informacji i nie może skracać minimalnych okresów przechowywania. Najpierw odczytaj wszystkie kategorie dla klas objętych scaleniem w tabeli, a dopiero potem wskaż jedną kategorię dla wspólnego hasła.
