KWALIFIKACJA EKA2 - STYCZEŃ 2016

Rzeczowy wykaz akt (RWA) porządkuje dokumentację według klas i symboli oraz przypisanych haseł. Zmiana polegająca na dodaniu nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych nie jest wyłącznie korektą techniczną, lecz ingeruje w sposób, w jaki jednostka rejestruje i grupuje sprawy. Może wpływać na jednolitość prowadzenia akt w wielu komórkach oraz na późniejsze przekazywanie i brakowanie dokumentacji.

Dlatego właściwe jest uzgodnienie takich zmian z dyrektorem właściwego archiwum państwowego, czyli z podmiotem pełniącym funkcję nadzoru/metodycznego odniesienia dla archiwów zakładowych. Taka ścieżka ogranicza ryzyko wprowadzenia niezgodnych lub niespójnych rozwiązań klasyfikacyjnych.

Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?

• "z pracownikiem archiwum zakładowego" – archiwista zakładowy może przygotować projekt zmian i uzasadnienie, ale co do zasady nie zastępuje to formalnego uzgodnienia z właściwym podmiotem zewnętrznym.
• "z przedstawicielem jednostki nadzorującej instytucję" – nadzór służbowy/organizacyjny nad instytucją nie jest tym samym co nadzór i metodyka archiwalna; takie uzgodnienie nie gwarantuje zgodności z zasadami klasyfikacji stosowanymi w archiwistyce.
• "z kierownikiem komórki organizacyjnej, proponującej zmiany" – kierownik komórki zna potrzeby merytoryczne swojej części organizacji, ale nie jest organem właściwym do uzgadniania zmian, które mają skutek dla całego systemu klasyfikacji.

Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawia się "dodanie nowych symboli/ haseł", traktuj to jako zmianę systemową. Wtedy szukaj odpowiedzi odnoszącej się do właściwego archiwum państwowego, a nie wyłącznie do decyzji wewnątrz jednostki.