Grafik rezerwacji w recepcji służy do oceny zajętości noclegowej pokoi. To kluczowa różnica: w takim układzie nie "zlicza się dni", tylko noce (noclegi), które pokój ma być zajęty.
Jeżeli w kolumnie danej daty widnieje oznaczenie "R" (rezerwacja), oznacza to, że noc rozpoczynająca się tego dnia jest zajęta. W praktyce można to czytać jako: "gość będzie spał w hotelu w nocy z tej daty na następny dzień".
Dla pokoju 204 oznaczenia "R" znajdują się przy datach: 07.07, 08.07, 09.07 i 10.07. Z tego wynikają zajęte noce:
Stąd:
- data przyjazdu (check-in) to pierwszy dzień z oznaczeniem "R", czyli 07.07,
- data wyjazdu (check-out) to dzień następujący po ostatniej zajętej nocy. Skoro ostatnie "R" jest przy 10.07, to obejmuje noc 10/11, a więc wyjazd przypada 11.07.
Dlatego poprawny zapis terminu pobytu (przyjazd–wyjazd) to 07.07-11.07, co odpowiada 4 noclegom. Częsty błąd polega na uznaniu, że skoro ostatnie "R" jest w kolumnie 10.07, to wyjazd także jest 10.07. Taka interpretacja skraca pobyt do 3 noclegów i nie uwzględnia nocy 10/11, która w grafiku jest jednoznacznie zajęta.
Pozostałe propozycje są nieprawidłowe, bo albo przesuwają przyjazd na 06.07 (brak "R" tego dnia), albo przyjmują wyjazd 10.07 (pomijając noc 10/11), albo łączą oba błędy jednocześnie.
