Przejęcie akt przez archiwum zakładowe musi być udokumentowane w sposób, który pozwala jednoznacznie ustalić co zostało przekazane, kiedy i przez kogo. Taką funkcję spełnia spis zdawczo-odbiorczy: jest to formularz/wykaz pozycji przekazywanych do archiwum (najczęściej teczek lub jednostek archiwalnych) wraz z danymi identyfikującymi dokumentację. Na jego podstawie archiwum zakładowe formalnie przejmuje akta i może je włączyć do swojej ewidencji.
Pozostałe propozycje są typowymi narzędziami pracy kancelaryjnej, ale nie zastępują dokumentu przekazania:
- "Rejestr korespondencji" służy do ewidencji wpływów i wysyłek (śledzenie obiegu korespondencji), a nie do przekazania zasobu do archiwum zakładowego.
- "Rejestr teczek aktowych" (w zależności od organizacji pracy) może wspierać porządkowanie i kontrolę teczek w komórce, ale nie jest standardowym dokumentem zdawczo-odbiorczym potwierdzającym przejęcie akt przez archiwum.
- "Spis spraw" odnosi się do ewidencji spraw prowadzonych w ramach teczki (wykaz spraw), pomaga odtworzyć przebieg załatwiania spraw, lecz nie jest dokumentem przekazania całych teczek do archiwum.
W praktyce egzaminacyjnej warto zapamiętać regułę: gdy pytanie dotyczy przekazania/przejęcia akt, najczęściej chodzi o dokument "zdawczo-odbiorczy", bo potwierdza on fakt przekazania i opisuje przekazywaną dokumentację. Rejestry i spisy spraw są zwykle związane z bieżącą obsługą kancelaryjną, a nie z etapem archiwizacji zakładowej.
