Wpis do księgi/karty rejestracyjnej w hotelu polega na zebraniu i zweryfikowaniu danych identyfikacyjnych gościa podczas zameldowania. Dlatego punktem wyjścia jest dokument, który pozwala recepcjoniście potwierdzić, że osoba zgłaszająca się do recepcji jest tą, za którą się podaje, oraz umożliwia przepisanie podstawowych danych (np. imię, nazwisko, numer dokumentu).
Odpowiedź "Prawa jazdy." jest właściwa, ponieważ prawo jazdy jest dokumentem ze zdjęciem i w praktyce branżowej bywa akceptowane jako podstawa do spisania danych do rejestracji gościa (mimo że jego podstawową funkcją jest potwierdzanie uprawnień do kierowania pojazdami, a nie bycie dokumentem tożsamości). W recepcji liczy się tu przede wszystkim możliwość wiarygodnej identyfikacji osoby i przepisania danych z dokumentu.
Pozostałe propozycje nie spełniają tego celu:
- "Karty płatniczej." – służy do rozliczeń, nie potwierdza tożsamości (brak zdjęcia, zakres danych ograniczony, dane mogą dotyczyć innej osoby lub firmy).
- "Zamówienia pobytu." – jest dokumentem związanym z organizacją pobytu (np. ustaleniami, usługami), ale nie jest standardowym dokumentem identyfikacyjnym ze zdjęciem, więc nie pozwala rzetelnie potwierdzić osoby.
- "Formularza rezerwacji." – potwierdza rezerwację (booking), a nie tożsamość osoby zgłaszającej się do zameldowania; dane w rezerwacji mogą być wpisane przez osobę trzecią i nie zastępują okazania dokumentu.
W praktycznym przebiegu check-in recepcjonista najpierw odnajduje rezerwację w systemie, następnie prosi o dokument ze zdjęciem, spisuje dane do karty rejestracyjnej/PMS i prosi o podpis potwierdzający warunki pobytu (np. akceptację regulaminu). Dotyczy to także studentów – zwykle nie stosuje się odrębnych zasad identyfikacji wyłącznie ze względu na status studenta.
