W rozliczeniu podróży służbowej kluczowe jest porównanie zaliczki otrzymanej przed wyjazdem z sumą kosztów rzeczywiście poniesionych i wykazanych w rachunku kosztów podróży. Wynik porównania przesądza o kierunku rozliczenia:
- gdy koszty są niższe od zaliczki, pracownik zwraca różnicę pracodawcy,
- gdy koszty są wyższe od zaliczki, pracownik otrzymuje dopłatę.
Z dokumentu wynika, że pracownik otrzymał zaliczkę w kwocie 200,00 zł. Do rozliczenia należy przyjąć wartości z pozycji podsumowujących (a nie tylko z pojedynczych wierszy przejazdu), czyli:
- Razem przejazdy, dojazdy: 78,20 zł,
- Diety: 46,00 zł,
- Noclegi według rachunków: 50,00 zł.
Suma kosztów: 78,20 + 46,00 + 50,00 = 174,20 zł. Następnie obliczamy różnicę między zaliczką a kosztami: 200,00 − 174,20 = 25,80 zł. Ponieważ zaliczka jest większa niż koszty, powstaje nadwyżka zaliczki, którą pracownik ma obowiązek zwrócić.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe? Stwierdzenia o "zwrocie z tytułu kosztów delegacji" przy kwotach 174,20 zł lub 25,80 zł mylą kierunek rozliczenia: w tej sytuacji nie ma dopłaty dla pracownika, tylko zwrot nadwyżki zaliczki. Kwota 121,80 zł wynikałaby z błędnego sumowania lub odczytu (np. pominięcia części kosztów albo użycia niewłaściwych pozycji z rachunku). Na egzaminie warto zawsze: (1) znaleźć wiersze "Razem", (2) zsumować główne grupy kosztów, (3) porównać wynik z zaliczką i dopiero wtedy ocenić, czy jest dopłata czy zwrot.
