W zadaniach opartych o jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA) kluczowe jest, że okres przechowywania nie wynika z opisu "na oko", tylko z kategorii archiwalnej przypisanej do danej pozycji (klasy) w wykazie.
Kategoria typu B z liczbą oznacza dokumentację niearchiwalną, którą należy przechowywać przez podaną liczbę lat. Zatem zapis "B25" wskazuje na 25 lat przechowywania. W praktyce technika archiwisty jest to podstawowa informacja potrzebna do planowania miejsca w składnicy akt, ustalania terminów przekazywania i przygotowywania brakowania.
Dlaczego pozostałe okresy mogą kusić, ale są błędne w tym kontekście?
- "Przez 50 lat." – bywa kojarzone z dokumentacją o dłuższej retencji, jednak bez wskazania takiej kategorii w JRWA nie można przyjmować dłuższego okresu "profilaktycznie".
- "Przez 75 lat." – to bardzo długi okres, typowo wybierany przez osoby sugerujące się "ważnością" dokumentacji. W JRWA "ważność" jest już uwzględniona poprzez właściwą kategorię; nie zgaduje się jej po opisie.
- "Przez 100 lat." – to skrajna wartość, często wybierana przez mechanizm "im ważniejsze, tym dłużej". W zadaniu egzaminacyjnym decyduje odczyt z wykazu akt, a nie intuicja.
Wskazówka egzaminacyjna: zawsze najpierw znajdź w podanym fragmencie JRWA kategorię archiwalną przy danej klasie akt, a potem przekształć ją na odpowiedź w latach. Unikniesz w ten sposób wyboru opcji na podstawie samego brzmienia opisu dokumentacji.
