W kartotece kontrahenta w jednostce organizacyjnej zwykle gromadzi się m.in. nazwę, adres, NIP, REGON, formę prawną, dane kontaktowe i numer rachunku. REGON wspiera identyfikację statystyczną, natomiast NIP bywa kluczowy w dokumentach podatkowych. Kompletność danych ułatwia kontrolę formalną dokumentów.