W sytuacji likwidacji jednostki organizacyjnej dokumentacja niearchiwalna, która nie jest przeterminowana (czyli nadal ma obowiązujący okres przechowywania), nie może zostać dowolnie zniszczona. Musi zostać zabezpieczona i przekazana do dalszego przechowywania w sposób zapewniający możliwość jej późniejszego wykorzystania (np. dowodowego, kontrolnego lub informacyjnego).
Dlatego likwidator powiadamia organ założycielski zlikwidowanej jednostki. To organ założycielski jest podmiotem, który w praktyce przejmuje odpowiedzialność organizacyjną za dalsze przechowywanie dokumentacji po ustaniu bytu jednostki (np. wskazuje miejsce przechowywania, nadzoruje przekazanie, porządkuje kwestie następstwa).
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- Naczelna dyrekcja archiwów państwowych – to instytucja związana z nadzorem/koordynacją w obszarze archiwów państwowych; nie jest typowym adresatem powiadomienia o przekazaniu dokumentacji niearchiwalnej przy likwidacji konkretnej jednostki.
- Właściwe archiwum państwowe – archiwa państwowe dotyczą przede wszystkim materiałów archiwalnych (kategorii archiwalnej) oraz nadzoru archiwalnego w określonych sytuacjach. W tym pytaniu chodzi o dokumentację niearchiwalną nieprzeterminowaną i o obowiązek informacyjny likwidatora wobec podmiotu organizacyjnie odpowiedzialnego za dalsze przechowywanie.
- Archiwum zakładowe jednostki organizacyjnej – archiwum zakładowe jest komórką działającą w ramach jednostki. Przy likwidacji jednostki nie jest ono "zewnętrznym" adresatem powiadomienia, a jego funkcjonowanie ustaje wraz z likwidacją.
Wskazówka egzaminacyjna: w pytaniach o likwidację jednostki odróżniaj adresata decyzji organizacyjnej (zwykle organ założycielski/następca prawny) od instytucji nadzoru archiwalnego (które nie zawsze są adresatem powiadomień w sprawach dokumentacji niearchiwalnej).
