Stwierdzenie niedoboru materiałów w magazynie (np. w trakcie inwentaryzacji lub kontroli) oznacza, że stan materiałów wykazany w ewidencji jest wyższy niż stan rzeczywisty. Z punktu widzenia ksiąg rachunkowych trzeba więc:
- zmniejszyć aktywa – materiały w magazynie,
- ujęć skutek niedoboru na koncie służącym do rozliczenia niedoborów i szkód (do czasu wyjaśnienia, czy niedobór jest zawiniony, niezawiniony, czy zostanie rozliczony z osobą odpowiedzialną).
Dlatego poprawny zapis to: Wn "Rozliczenie niedoborów i szkód" oraz Ma "Materiały". Konto "Materiały" jest kontem aktywów – jego zmniejszenie ujmuje się po stronie Ma. Konto rozliczeniowe (niedoborów i szkód) jest obciążane po stronie Wn, bo pokazuje skutki ujawnionego braku.
Dlaczego pozostałe propozycje są niepoprawne?
- "Wn Materiały oraz Ma Rozliczenie niedoborów i szkód" odwraca sens operacji: zwiększałoby stan materiałów, choć faktycznie stwierdzono ich brak. To typowy błąd odwrócenia stron Wn/Ma.
- "Wn Materiały oraz Ma Zużycie materiałów i energii" również prowadzi do nielogicznego zwiększenia materiałów. Dodatkowo konto "Zużycie materiałów i energii" nie służy do ujmowania stwierdzonych braków magazynowych.
- "Wn Zużycie materiałów i energii oraz Ma Materiały" bywa stosowane przy planowym rozchodzie materiałów do produkcji lub na potrzeby działalności (czyli przy zużyciu), ale niedobór jest inną kategorią zdarzenia. W praktyce rozlicza się go na odrębnym koncie, aby móc wyjaśnić przyczyny i ewentualnie dochodzić odpowiedzialności.
Na egzaminie warto zapamiętać regułę: brak w magazynie = Ma zapasy, a jego skutek księguje się na koncie, które nie miesza niedoborów ze zwykłym zużyciem.
