W korespondencji biurowej ważna jest czytelność i jednoznaczność elementów formalnych pisma. Jednym z takich elementów jest miejsce przeznaczone na podpis lub podpisy.
Gdy pod jednym dokumentem znajdują się dwa podpisy złożone obok siebie (układ poziomy), w praktyce przyjmuje się porządek wynikający z hierarchii stanowisk. W takim układzie podpis osoby o wyższym stanowisku umieszcza się po prawej stronie, a podpis osoby o niższym stanowisku po lewej stronie. Dzięki temu odbiorca łatwiej odczytuje, kto jest stroną nadrzędną i kto współpodpisuje dokument.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi nie pasują do tego schematu?
- "po prawej stronie" – to miejsce kojarzone raczej z podpisem osoby najważniejszej w układzie dwóch podpisów obok siebie, dlatego nie odpowiada osobie o niższym stanowisku.
- "w polu marginesowym" – margines może służyć adnotacjom, dekretacji lub uwagom, ale nie jest typowym miejscem składania podpisu pod pismem.
- "w polu identyfikacyjnym" – pole identyfikacyjne dotyczy danych identyfikujących dokument (np. oznaczeń, metryk, znaków sprawy), a nie miejsca na podpis.
Warto pamiętać, że w niektórych instytucjach spotyka się też układ pionowy (jeden podpis pod drugim) lub inne szablony. Wtedy kluczowe jest stosowanie przyjętego wzoru w danej organizacji oraz zachowanie spójności w całej dokumentacji.
