W pismach służbowych bardzo ważna jest czytelność odpowiedzialności za treść dokumentu. Dlatego w praktyce kancelaryjnej przyjęto konwencję, że gdy pismo podpisują co najmniej dwie osoby, ich podpisy układa się zgodnie z hierarchią stanowisk.
Odpowiedź "po prawej stronie." jest właściwa, ponieważ osoba zajmująca wyższe stanowisko (np. dyrektor, kierownik) składa podpis po prawej stronie pola podpisu. Przy dwóch podpisach osoba o niższym stanowisku podpisuje się po lewej stronie. Taki układ jest często spotykany np. w korespondencji wychodzącej, gdzie obok dyrektora podpisuje się także inna osoba uprawniona (np. odpowiedzialna finansowo).
Odpowiedź "po lewej stronie." jest nieprawidłowa, bo odwraca hierarchię – lewa strona jest typowo przeznaczona dla podpisu osoby o niższym stanowisku, gdy podpisów jest więcej niż jeden.
Odpowiedź "w polu nagłówkowym." jest błędna, ponieważ nagłówek służy identyfikacji jednostki i danych pisma (np. nazwy, adresu, oznaczeń), a nie do składania podpisów. Umieszczanie tam podpisu utrudnia odczyt dokumentu i nie spełnia funkcji pola podpisu.
Odpowiedź "w polu marginesowym." także jest błędna. Margines wykorzystuje się najwyżej na adnotacje, parafy, uwagi techniczne lub elementy pomocnicze, natomiast podpis osoby uprawnionej powinien znaleźć się pod tekstem pisma, zwykle nad lub obok imienia i nazwiska oraz stanowiska.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w zadaniach pojawia się hierarchia (wyższe/niższe stanowisko), zwróć uwagę na regułę "wyższy rangą po prawej" oraz na to, że podpis nie trafia do nagłówka ani na margines.
