W rezerwacji telefonicznej recepcjonista musi zebrać dane, które są niezbędne do realizacji usługi oraz do kontaktu w sprawach rezerwacji. W opisanej sytuacji występują dwie osoby: osoba rezerwująca (dzwoniąca) oraz osoba, dla której jest pobyt (gość). Dlatego poprawny zapis obejmuje dane obu tych osób oraz parametry pobytu.
Odpowiedź: "Imię i nazwisko, adres zamieszkania i numer telefonu osoby rezerwującej, imię i nazwisko, adres zamieszkania osoby, dla której jest dokonana rezerwacja, termin pobytu, rodzaj pokoju, sposób zapłaty." jest właściwa, bo zawiera:
- kontakt do osoby rezerwującej (numer telefonu, adres) – kluczowy przy potwierdzeniu, zmianie lub odwołaniu;
- identyfikację gościa (imię i nazwisko, adres) – aby przypisać pobyt do właściwej osoby;
- ustalenia usługi: termin pobytu i rodzaj pokoju – do dostępności i przygotowania;
- warunki rozliczenia: sposób zapłaty – tu wskazano, że należność reguluje gość przy wyjeździe.
Pozostałe propozycje są mniej trafne, bo zawierają dane nadmiarowe albo pomijają elementy istotne. Wariant z serią i numerem dowodu osobistego przenosi wymagania typowe dla meldunku lub weryfikacji tożsamości na etap rezerwacji, co nie wynika z opisu sytuacji i nie jest konieczne do samego przyjęcia rezerwacji. Wariant z wysokością zaliczki nie pasuje do warunków: wskazano płatność przy wyjeździe, więc rezerwacja nie jest opisana jako przedpłacona. Wariant z datą urodzenia gościa dodaje kolejną wrażliwą informację, która nie jest potrzebna do określenia terminu, pokoju i sposobu płatności, a jednocześnie nie wnosi nic kluczowego do realizacji usługi.
Na egzaminie warto zapamiętać zasadę: w rezerwacji zapisujesz kto rezerwuje i dla kogo, kiedy i co (typ pokoju), oraz jak będzie rozliczenie. Dane typu numer dokumentu czy data urodzenia zwykle należą do innych etapów obsługi (np. meldowanie), chyba że procedura hotelu lub sytuacja wyraźnie tego wymaga.
