Pisma w komunikacji biurowej można opisywać według celu: informują (przekazują fakty), przekonują (nakłaniają do określonej decyzji/działania) albo zgłaszają roszczenia (żądają naprawy, zwrotu, realizacji uprawnienia). W praktyce te kategorie mogą się częściowo przenikać, bo jedno pismo może jednocześnie coś zgłaszać i do czegoś przekonywać.
"Reklamacja" to pismo, w którym nadawca opisuje wadę/problem i domaga się określonego sposobu załatwienia sprawy (np. naprawy, wymiany, zwrotu). Żeby zwiększyć szanse uznania, reklamacja zazwyczaj zawiera elementy argumentacji: wskazanie okoliczności, dowody, logiczne uzasadnienie, czasem odwołanie do zasad lub uprawnień. Ten komponent argumentacyjno-perswazyjny sprawia, że w niektórych ujęciach dydaktycznych reklamacja bywa zaliczana do pism o charakterze przekonującym.
Pozostałe formy z zestawu mają typowo cel informacyjny:
- "Awizo" jest zawiadomieniem (np. o przesyłce) i z zasady nie służy perswazji, tylko przekazaniu informacji o zdarzeniu i dalszych krokach.
- "Sprawozdanie" to raport z przebiegu działań lub wyników; jego rolą jest przedstawienie faktów, danych, wniosków, a nie nakłanianie adresata.
- "Zaświadczenie" potwierdza określony stan faktyczny (np. zatrudnienie, dochód, odbycie szkolenia) i ma charakter poświadczający, czyli informacyjny.
Na egzaminie warto zapamiętać praktyczną wskazówkę: jeśli dokument ma w treści żądanie i wymaga uzasadnienia (dlaczego druga strona ma coś uznać lub zrobić), to zwykle pojawia się komponent przekonujący. Jeśli dokument tylko stwierdza albo powiadamia, to najczęściej jest informacyjny.
