W typowym obiegu dokumentów pismo wychodzące nie kończy drogi w momencie uzyskania akceptacji merytorycznej. Po przygotowaniu projektu przez referenta następuje aprobata kierownika komórki, a następnie podpis/akceptacja dyrektora jednostki. Dopiero wtedy dokument jest gotowy do wysłania na zewnątrz.
Na etapie "gotowe do wysyłki" pismo przekazuje się do sekretariatu (lub kancelarii/sekretariatu pełniącego funkcje kancelaryjne), ponieważ to tam wykonuje się czynności związane z ekspedycją, m.in.:
- kontrolę formalną (adres, pieczęcie, kompletność podpisów),
- rejestrację korespondencji wychodzącej,
- przygotowanie wysyłki (koperty, nadanie, przekazanie operatorowi, ewentualnie wysyłka elektroniczna w ramach przyjętych procedur).
Dlatego poprawną odpowiedzią jest sekretariat.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są błędne?
- Magazyn dotyczy przechowywania materiałów/rzeczy, a nie obsługi obiegu korespondencji i wysyłki pism.
- Tajna kancelaria obsługuje wyłącznie dokumenty niejawne. Sam fakt akceptacji przez kierownika i dyrektora nie oznacza, że pismo ma klauzulę niejawności.
- Archiwum zakładowe przejmuje dokumentację dopiero po zakończeniu sprawy i po upływie okresu przechowywania w komórkach organizacyjnych; nie jest to miejsce przekazywania pisma "do wysyłki".
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w pytaniu pojawia się akceptacja/podpis i brak informacji o zakończeniu sprawy, zwykle chodzi o etap kancelaryjny (rejestracja, ekspedycja), a nie archiwizację.
