Pieczęć (stempel) wpływu to narzędzie kancelaryjne służące do jednoznacznego oznaczenia, że pismo zostało przyjęte przez jednostkę organizacyjną oraz kiedy to nastąpiło. Ma przede wszystkim funkcję ewidencyjno-kontrolną: ułatwia rozliczanie terminów, porządkowanie korespondencji i późniejsze powiązanie dokumentu ze sprawą.
Dlatego prawidłowy zestaw danych w stemplu wpływu obejmuje:
- nazwę jednostki organizacyjnej (lub jej skrót) – aby było jasne, gdzie pismo wpłynęło,
- datę wpływu pisma – kluczową dla kontroli terminowości załatwiania spraw,
- miejsce na znak sprawy – znak sprawy bywa nadawany/uzupełniany na dalszym etapie, ale stempel zwykle przewiduje na niego pole,
- liczbę załączników – pozwala od razu sprawdzić kompletność przesyłki i ogranicza ryzyko zagubienia załączników.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- Warianty z podpisem są błędne, ponieważ podpis jest typowy dla dekretacji lub akceptacji, a nie dla stempla wpływu. Stempel wpływu nie ma potwierdzać decyzji osoby, tylko fakt i datę przyjęcia.
- Warianty skrócone (tylko nazwa i data) pomijają elementy ważne w praktyce kancelaryjnej: pole na znak sprawy (powiązanie z aktami) oraz informację o załącznikach (kontrola kompletności).
W praktyce kancelaryjnej stempel wpływu odciska się zwykle na pierwszej stronie pisma (często w lewym górnym rogu), wpisuje datę wpływu i odnotowuje załączniki, a pozostałe pola mogą być uzupełniane zgodnie z przyjętym obiegiem dokumentów w jednostce.
