Podczas oceny (wartościowania) dokumentacji przed przekazaniem do archiwum państwowego kluczowe jest ustalenie, czy dokumenty mają trwałą wartość i powinny stać się materiałami archiwalnymi. Taka decyzja powinna wynikać z analizy treści, funkcji dokumentów, okoliczności ich wytworzenia oraz znaczenia dla: praw i obowiązków, działalności instytucji oraz badań historycznych. W praktyce oznacza to ocenę wartości prawnej i informacyjnej oraz rozpoznanie potencjalnej wartości historycznej.
Odpowiedź "Ocenianie dokumentów na podstawie ich fizycznego stanu" jest nieodpowiednia, ponieważ stan zachowania opisuje kondycję nośnika (np. zabrudzenia, uszkodzenia), a nie wartość archiwalną. Dokument zniszczony może mieć bardzo wysoką wartość i wymagać zabezpieczenia, a dokument w idealnym stanie może nie mieć znaczenia trwałego. Stan fizyczny wpływa na sposób postępowania (zabezpieczenie, porządkowanie, ewentualna konserwacja), ale nie powinien być podstawowym kryterium selekcji.
- "Konsultacja z ekspertami w celu oceny wartości historycznej dokumentów" jest działaniem zasadnym, bo przy wątpliwościach merytorycznych wsparcie specjalistów pomaga prawidłowo rozpoznać znaczenie materiału i ogranicza ryzyko błędnej kwalifikacji.
- "Ocenianie dokumentów na podstawie ich wartości prawnej i informacyjnej" odpowiada istocie wartościowania: dokumentacja ma znaczenie dowodowe oraz informacyjne, a te cechy są typowymi kryteriami rozstrzygającymi o dalszym losie akt.
- "Ocenianie dokumentów na podstawie ich daty utworzenia" może być elementem pomocniczym (np. dla ustalenia kontekstu lub ciągłości serii akt), ale samo w sobie nie jest wystarczające. Mimo to pozostaje bliższe analizie merytorycznej niż ocenianie wyłącznie według stanu fizycznego.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w odpowiedziach pojawia się kryterium "techniczne" (stan papieru, wygląd, stopień zniszczenia), a pytanie dotyczy oceny przed przekazaniem do archiwum, zwykle szukaj kryteriów dotyczących wartości i znaczenia informacji, a nie kondycji nośnika.
