Sporządzenie skontrum dokumentacji archiwalnej to czynność kontrolna polegająca na sprawdzeniu, czy dokumentacja rzeczywiście istnieje w takim zakresie, w jakim wynika to z ewidencji (np. spisów, wykazów, zapisów w systemach). W sytuacji likwidacji jednostki organizacyjnej ma to szczególne znaczenie: rośnie ryzyko rozproszenia akt, zagubienia teczek, niekontrolowanego wynoszenia dokumentów lub błędnych decyzji co do dalszego losu dokumentacji.
Dlatego działanie o charakterze skontrum jest logicznie "głównym zadaniem" technika archiwisty w tym kontekście: najpierw trzeba ustalić stan i kompletność zasobu, aby następnie móc przygotować dokumenty do dalszych etapów postępowania (np. uporządkowania, przekazania, zabezpieczenia). Bez rzetelnej kontroli nie da się wiarygodnie stwierdzić, czego jednostka faktycznie posiada i za co odpowiada.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są błędne:
- "Zniszczenie wszystkich dokumentów" jest nieprawidłowe, bo dokumentacja nie może być niszczona dowolnie. Likwidacja jednostki nie oznacza automatycznie prawa do zniszczenia akt; wymagane są procedury i dokumentowanie decyzji.
- "Przekazanie dokumentów do innego działu w organizacji" jest zbyt ogólne i nie oddaje istoty pracy archiwisty. Samo przesunięcie akt bez kontroli i ewidencji nie zabezpiecza dokumentacji oraz nie rozwiązuje problemu odpowiedzialności za zasób.
- "Zatrzymanie wszystkich dokumentów dla siebie" jest sprzeczne z zasadami ochrony dokumentacji i odpowiedzialnością służbową; dokumenty są własnością jednostki, a nie pracownika.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w treści pojawia się likwidacja/reorganizacja, szukaj odpowiedzi związanej z kontrolą, ewidencją, zabezpieczeniem i udokumentowaniem stanu dokumentacji, a nie z działaniami intuicyjnie "porządkowymi" jak wynoszenie czy niszczenie.
