W sytuacji likwidacji instytucji najważniejsze jest rozliczenie i kontrola zasobu dokumentacji, tak aby można było go bezpiecznie przejąć, przekazać lub dalej prowadzić w innym miejscu. Temu służy skontrum, czyli kontrola polegająca na porównaniu tego, co faktycznie znajduje się w archiwum, z tym, co wynika ze środków ewidencyjnych (np. spisów, inwentarzy, rejestrów).
Odpowiedź "przeprowadzić skontrum i uaktualnić środki ewidencyjne" jest właściwa, bo łączy dwa logicznie powiązane etapy:
- Skontrum wykrywa braki, nadwyżki, błędne opisy i niezgodności w rozmieszczeniu jednostek archiwalnych.
- Uaktualnienie ewidencji utrwala wyniki kontroli: poprawia opisy, sygnatury, zakresy, informację o kompletności i stanie zasobu.
Pozostałe propozycje są mylące, bo dotyczą innych obszarów lub mogą wymagać odrębnych podstaw i trybów postępowania:
- "odtajnić dokumentację objętą klauzulami tajności lub poufności" jest nieprawidłowe: likwidacja jednostki nie oznacza automatycznego zniesienia ograniczeń dostępu. Dokumentacja niejawna ma własne zasady ochrony i obiegu, niezależne od faktu zakończenia działalności instytucji.
- "przekazać na brakowanie nieaktualną dokumentację niearchiwalną" może brzmieć praktycznie, ale brakowanie to czynność wymagająca zachowania określonej procedury i nie jest pierwszym, koniecznym krokiem wynikającym z samego faktu likwidacji. Najpierw trzeba wiedzieć, co faktycznie jest w zasobie i jak jest ujęte w ewidencji.
- "opracować plan porządkowania całości zasobu archiwum" dotyczy działań długofalowych. Przy likwidacji priorytetem jest szybkie i wiarygodne ustalenie stanu dokumentacji oraz doprowadzenie ewidencji do zgodności z rzeczywistością, aby możliwe było rozliczenie i przekazanie materiałów.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w treści pojawia się likwidacja/reorganizacja, szukaj odpowiedzi związanych z kontrolą stanu i ewidencją (zgodność zapisów z rzeczywistością), a nie z działaniami "porządkowymi" lub "porządkowo-bezpieczeństwowymi" wykonywanymi w innych trybach.
