W sytuacji likwidacji jednostki organizacyjnej kluczowe jest udokumentowanie przekazania wytworzonej dokumentacji (akt) do właściwego podmiotu. Przekazanie nie może opierać się wyłącznie na faktycznym przewiezieniu segregatorów czy paczek, bo trzeba jeszcze wykazać: co dokładnie przekazano, komu, kiedy i na jakiej podstawie.
W praktyce rolę tę spełniają dokumenty takie jak akt przekazania oraz protokół zdawczo-odbiorczy. Umożliwiają one formalne zamknięcie odpowiedzialności likwidowanej jednostki i przejęcie odpowiedzialności przez jednostkę przyjmującą. Protokół zdawczo-odbiorczy jest też istotny dowodowo: w razie sporu pozwala wykazać zakres dokumentacji oraz fakt dokonania czynności w określonym dniu.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- List przewozowy i faktura VAT – to dokumenty typowe dla usług transportowych i rozliczeń finansowych. Mogą towarzyszyć przewozowi rzeczy, ale nie stanowią standardowej dokumentacji czynności archiwalnej przekazania akt.
- Umowa najmu i umowa sprzedaży – to umowy cywilnoprawne dotyczące dysponowania majątkiem lub prawami. Nie potwierdzają przejęcia dokumentacji archiwalnej ani jej kompletności.
- Protokół z posiedzenia komisji likwidacyjnej i umowa o pracę – dotyczą organizacji likwidacji i spraw kadrowych. Protokół komisji może być ważny organizacyjnie, ale sam w sobie nie jest dokumentem potwierdzającym zdanie i przyjęcie konkretnych jednostek archiwalnych.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy pytanie dotyczy przekazania akt, szukaj odpowiedzi związanych z ewidencją i potwierdzeniem odbioru (protokoły, spisy, dokumenty przekazania), a nie z logistyką, kadrami czy sprzedażą.
