Skontrum zasobu archiwalnego ma charakter kontrolny: jego celem jest sprawdzenie zgodności stanu faktycznego z ewidencją oraz ujawnienie nieprawidłowości (np. błędów w przypisaniu do kategorii, serii, klasy lub innych elementów porządku archiwalnego). Gdy zauważysz niewłaściwą klasyfikację dokumentów, właściwym działaniem jest zgłoszenie problemu odpowiedniej osobie lub zespołowi oraz przekazanie informacji w sposób umożliwiający dalsze wyjaśnienie.
Dlaczego to jest poprawne? Ponieważ korekty klasyfikacji i zmiany w ewidencji powinny być wykonywane w ramach przyjętych procedur i przez osoby uprawnione. Zgłoszenie zapewnia, że decyzja o ewentualnej zmianie będzie:
- spójna z przyjętym systemem klasyfikacji i zasadami porządkowania,
- udokumentowana (możliwa do odtworzenia i skontrolowania),
- bezpieczna dla integralności zasobu i jego ewidencji.
Dlaczego pozostałe propozycje są nieprawidłowe? Samodzielna zmiana klasyfikacji może wprowadzić niespójności: bez uzgodnienia łatwo przenieść błąd w inne miejsca (np. do opisów, sygnatur, spisów), a także naruszyć zasadę kontroli zmian. Zignorowanie problemu powoduje utrwalenie niezgodności i obniża wiarygodność wyników skontrum, przez co późniejsze decyzje (np. porządkowanie, udostępnianie, brakowanie) mogą być oparte na błędnych danych. Usunięcie dokumentów jest działaniem skrajnym i nieadekwatnym: błędna klasyfikacja nie oznacza, że dokumenty należy likwidować; takie działanie grozi utratą materiałów i może naruszać zasady ochrony dokumentacji.
W praktyce warto zapamiętać prostą regułę egzaminacyjną: podczas kontroli najpierw zgłoś i udokumentuj, a dopiero potem (w procedurze i z upoważnieniem) wprowadza się zmiany porządkowe lub ewidencyjne.
