Skontrum zasobu archiwalnego rozumie się jako czynność kontrolną polegającą na sprawdzeniu, czy dokumentacja faktycznie znajdująca się w archiwum (zasób) odpowiada zapisom w ewidencji (np. spisom, wykazom, rejestrom). Celem jest wykrycie braków, błędów ewidencyjnych, nieuprawnionych przemieszczeń akt lub rozbieżności wynikających z nieprawidłowego odkładania i udostępniania.
Poprawne jest wskazanie, że skontrum może być przeprowadzane na polecenie kierownika jednostki organizacyjnej albo na wniosek dyrektora właściwego archiwum państwowego. W praktyce podkreśla to dwie ścieżki: decyzję wewnętrzną (zarządczą) oraz impuls wynikający z nadzoru archiwalnego sprawowanego przez archiwum państwowe.
Pozostałe propozycje są mylące, bo łączą skontrum z innymi zdarzeniami organizacyjnymi:
- Wskazywanie sztywnej częstotliwości typu "co 5 lat" jest typową pułapką pamięciową. Skontrum nie powinno być utożsamiane z automatycznym, okresowym obowiązkiem wynikającym wyłącznie z upływu czasu, jeśli nie wynika to wprost z właściwych zasad obowiązujących w danej jednostce.
- Łączenie skontrum bezpośrednio "po brakowaniu dokumentacji niearchiwalnej" miesza dwie różne czynności: brakowanie dotyczy selekcji i wycofania dokumentacji niearchiwalnej, natomiast skontrum jest kontrolą stanu zasobu i ewidencji.
- Twierdzenie, że skontrum wykonuje się "po przekazaniu materiałów archiwalnych do archiwum państwowego" jest nielogiczne jako reguła: przekazanie to odrębny proces, a skontrum służy m.in. przygotowaniu i uporządkowaniu zasobu, a nie jest automatycznym skutkiem samego przekazania.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w odpowiedziach pojawia się "kierownik jednostki organizacyjnej" oraz wątek "wniosku dyrektora archiwum państwowego", zwykle chodzi o czynności mające charakter nadzorczy lub zarządczy, a nie o techniczne działania wykonywane wyłącznie decyzją kierownika archiwum zakładowego.
