Skontrum zasobu archiwalnego polega na sprawdzeniu, czy rzeczywisty stan jednostek archiwalnych (to, co faktycznie znajduje się na półkach) odpowiada zapisom w ewidencji oraz pomocach archiwalnych. Jego celem jest wykrycie niezgodności: braków, błędnych sygnatur, przemieszczeń, zdublowanych zapisów, nieaktualnych opisów czy pomyłek w oznaczeniach.
Dlatego najbardziej racjonalnym i "naturalnym" momentem na przeprowadzenie skontrum całego zasobu jest sytuacja, gdy zasób został już w pełni uporządkowany. Po porządkowaniu układ i oznaczenia są ustabilizowane, a spisy/wykazy powinny odzwierciedlać stan faktyczny. Wtedy kontrola ma sens porównawczy: można jednoznacznie odnieść konkretną jednostkę do konkretnego zapisu w ewidencji.
Dlaczego pozostałe propozycje są nieadekwatne?
- Ekspertyza archiwalna dotyczy oceny wartości dokumentacji (kwalifikowania), a nie fizycznego porównywania całego zasobu z ewidencją. Może generować wnioski do dalszych działań, ale nie jest typowym "wyzwalaczem" skontrum zasobu.
- Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej obejmuje dokumentację o określonej kategorii, a nie całość materiałów archiwalnych. Mechaniczne wykonywanie skontrum "po każdym brakowaniu" byłoby nieproporcjonalne i mieszałoby dwie różne czynności: selekcję/brakowanie i kontrolę zasobu archiwalnego.
- Przekazanie materiałów do archiwum państwowego jest czynnością przekazania/zmiany miejsca przechowywania. W praktyce weryfikuje się zgodność przekazywanego zespołu z dokumentacją przekazania, ale nie oznacza to automatycznie skontrum całego zasobu archiwum przekazującego.
W nauce do egzaminu warto zapamiętać: porządkowanie ustala układ, a skontrum potwierdza zgodność tego układu i ewidencji ze stanem faktycznym. Jeśli pytanie dotyczy "kiedy przeprowadzić skontrum zasobu", najczęściej chodzi o moment po zakończeniu porządkowania całości.
