W księgach rachunkowych (na kontach księgowych) zapisy wykonuje się na podstawie dowodów księgowych potwierdzających, że dana operacja gospodarcza rzeczywiście miała miejsce i jaki ma skutek finansowy. Dla operacji zakupu towarów/usług typowym dowodem księgowym jest faktura zakupu, ponieważ dokumentuje ona nabycie oraz kwotę należną dostawcy (a często także podatkowe ujęcie transakcji).
Odpowiedź "faktura VAT zakup" jest właściwa, bo odnosi się do dokumentu wystawianego przez sprzedawcę na rzecz nabywcy, a nabywca wykorzystuje go jako podstawę ujęcia zakupu w ewidencji (np. kosztów/rozrachunków z dostawcą) zgodnie z zasadami prowadzenia ksiąg.
- "faktura VAT sprzedaż" nie pasuje, gdy operacja dotyczy zakupu. Jest to dokument właściwy dla strony sprzedającej (sprzedaż towaru/usługi), a nie dla ewidencji zakupu tej samej transakcji.
- "PZ" (przyjęcie zewnętrzne) potwierdza przyjęcie towaru do magazynu. Jest ważne dla gospodarki magazynowej i uzgadniania stanów, ale samo w sobie nie zastępuje faktury jako dokumentu rozrachunkowego i wartościowego w ewidencji księgowej.
- "WZ" (wydanie zewnętrzne) potwierdza wydanie towaru z magazynu. Również jest dokumentem magazynowym, a nie podstawowym dokumentem księgowym dla ujęcia zakupu; częściej towarzyszy sprzedaży i realizacji wydania.
Na egzaminie warto zapamiętać prostą zasadę: faktura jest dokumentem księgowym "wartościowym", a PZ/WZ to dokumenty magazynowe "ilościowe". W praktyce dokumenty magazynowe często wspierają kontrolę obrotu towarowego, ale to faktura (dla zakupu lub sprzedaży) jest kluczowym dowodem do księgowania wartości transakcji.
