W księgach rachunkowych (handlowych) zapis operacji gospodarczej powinien wynikać z dowodu księgowego, czyli dokumentu, który potwierdza, że zdarzenie rzeczywiście nastąpiło oraz daje podstawę do ujęcia go w ewidencji. W praktyce dowód księgowy jest "punktem startowym" księgowania: na jego podstawie wykonuje się dekretację (określa konta, kwoty, daty, opis) i dopiero wtedy dokonuje zapisu w dzienniku oraz na kontach.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- Plan kont to element organizacji systemu rachunkowości: określa wykaz kont i zasady ich stosowania. Pomaga zaklasyfikować operację, ale sam nie potwierdza jej zaistnienia. Nie zastępuje dokumentu źródłowego.
- Sprawozdanie finansowe jest efektem końcowym ewidencji i wyceny (podsumowaniem danych z ksiąg), a nie podstawą do wprowadzania pojedynczych zapisów. Na sprawozdanie składają się dane pochodzące z wielu dowodów księgowych.
- Instrukcja obiegu dokumentów opisuje procedury: kto sporządza, sprawdza, zatwierdza i przekazuje dokumenty oraz jak przebiega kontrola. Jest ważna organizacyjnie, ale nie jest dowodem księgowym i nie stanowi bezpośredniej podstawy zapisu.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w odpowiedziach pojawiają się zarówno dokumenty źródłowe, jak i elementy organizacyjne (plan, instrukcja) lub elementy sprawozdawcze (sprawozdanie), to "podstawą księgowania" zwykle jest dokument źródłowy, czyli dowód księgowy.
