W systemie kancelaryjnym bezdziennikowym kluczowe jest nie prowadzenie centralnego dziennika podawczego jako podstawy identyfikacji spraw, lecz klasyfikacja rzeczowa. Dlatego podstawą porządkowania dokumentacji jest jednolity rzeczowy wykaz akt: porządkuje sprawy według haseł (klas), wskazuje symbole klasyfikacyjne i ułatwia zakładanie teczek w logicznym układzie rzeczowym. To właśnie ten wykaz "prowadzi" pracownika przez prawidłowe grupowanie dokumentów w jednostce organizacyjnej.
Odpowiedź "dziennik korespondencyjny" jest błędna, ponieważ jest to narzędzie rejestracyjne korespondencji (wpływów i wysyłek), a nie podstawa klasyfikacji i porządkowania akt według treści spraw. W systemie bezdziennikowym nie jest on fundamentem układu akt.
Odpowiedź "wykaz spisów zdawczo-odbiorczych" również nie stanowi podstawy porządkowania. To pomoc ewidencyjna związana z przekazywaniem dokumentacji (np. kontrolą spisów), użyteczna na etapie zdawania i przejmowania, ale nie zastępuje narzędzia klasyfikacyjnego, które determinuje układ teczek.
Odpowiedź "instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego" jest dokumentem regulującym zasady funkcjonowania archiwum zakładowego (organizację, obowiązki, procedury), jednak nie jest narzędziem, które bezpośrednio nadaje dokumentacji układ rzeczowy w komórkach. Instrukcja mówi jak postępować, natomiast wykaz akt mówi jak klasyfikować i porządkować konkretne sprawy.
W praktyce egzaminacyjnej warto zapamiętać: porządkowanie = klasyfikacja rzeczowa (JRWA), a rejestrowanie i przekazywanie to osobne obszary, wspierane innymi pomocami.
