Pomoc archiwalna ma wspierać odnajdywanie i rozumienie zasobu archiwum (czyli zgromadzonych materiałów archiwalnych), a także informować o jego strukturze i stopniu opracowania. Taką funkcję spełnia przewodnik po zasobie: jest to opracowanie o charakterze informacyjnym, które opisuje zasób w ujęciu ogólnym (np. jakie zespoły/zbory znajdują się w archiwum, jakiego typu są to materiały, jakie są warunki korzystania i w jakim stopniu zasób jest uporządkowany).
Odpowiedzi dotyczące kancelarii są mylące, bo odnoszą się do rejestrowania wpływu i obiegu pism, a nie do opisu zasobu archiwalnego:
- Rejestr korespondencji to narzędzie ewidencji korespondencji (przychodzącej i/lub wychodzącej) w jednostce organizacyjnej. Informuje o pismach w toku załatwiania spraw, a nie o zasobie archiwum jako całości.
- Dziennik podawczy służy rejestracji wpływających pism i przesyłek (obszar kancelaryjny). Jego celem jest kontrola obiegu dokumentów, nie zaś charakterystyka zasobu archiwalnego.
- Spis dokumentacji może występować w różnych znaczeniach (np. spisy zdawczo-odbiorcze, spisy akt), ale nie jest typową pomocą, która "informuje o stanie zasobu archiwum" w ujęciu ogólnym. Taka rola jest właściwa dla przewodników (oraz innych narzędzi opracowania), a nie dla bieżącej ewidencji kancelaryjnej.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawia się słowo "zasób archiwum", zwykle chodzi o narzędzia archiwalne (przewodniki, inwentarze, informatory), a nie o rejestry kancelaryjne służące obsłudze korespondencji.
