Kartoteka (rejestr) udostępniania akt służy do zapewnienia rozliczalności obiegu dokumentacji: ma umożliwić odtworzenie historii dostępu do konkretnych akt oraz ocenę, czy udostępnienie było zasadne. W pokazanym fragmencie są już podstawowe dane identyfikujące zdarzenie: data udostępnienia, osoba udostępniająca, osoba otrzymująca oraz sygnatura akt (czyli wskazanie, jaką jednostkę udostępniono).
Kluczową brakującą informacją jest cel udostępnienia. To pole porządkuje udostępnienia (np. do sprawy, kontroli, kwerendy) i ułatwia późniejsze wyjaśnianie: dlaczego dana osoba otrzymała akta, czy miała uprawnienie oraz czy udostępnienie było związane z wykonywaniem obowiązków. Bez celu rejestr jest mniej użyteczny w razie audytu lub sporu o zasadność dostępu.
- Data zakończenia udostępniania – może być prowadzona w niektórych rozwiązaniach jako "zwrot", ale nie jest jedyną "ważną" brakującą daną w przedstawionym minimalnym rejestrze. Sama data rozpoczęcia i identyfikacja stron nie przesądzają jeszcze o zasadności dostępu.
- Miejsce przechowywania akt – to informacja z ewidencji zasobu (gdzie akta są składowane), a nie typowe pole kartoteki udostępnień. Rejestr udostępnień dotyczy zdarzenia dostępu, nie lokalizacji magazynowej.
- Numer telefonu osoby otrzymującej – dane kontaktowe nie są standardowo niezbędne do rozliczenia udostępnienia; ponadto ich gromadzenie powinno wynikać z realnej potrzeby, a w praktyce identyfikacja osoby odbywa się zwykle przez imię, nazwisko i/lub identyfikator służbowy.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy widzisz tabelę udostępnień, sprawdź, czy zawiera elementy: kto, komu, co, kiedy oraz po co. Brak "po co" to częsty sygnał niekompletnego rejestru.
